NB !!!

Arkivet respekterer den nye databeskyttelseslov, gældende regler for offentliggørelse af billeder samt ophavsretsloven.

- se behandling af persondata.

Vedtægter for Stevns Lokalhistoriske Arkiv

§ l. Stevns Lokalhistoriske Arkiv er en upolitisk forening, og forvaltes efter reglerne for god forvaltningsskik. Foreningen navn er Stevns Lokalhistoriske Arkiv (herefter benævnt: Arkivet).  Virkeområdet og hjemsted er Gl. Stevns Kommune.

Stk. 2. Medlemmerne tegner foreningen, og medlemskab opnås/berettiges ved betaling af det fastsatte kontingent senest 14 dage før generalforsamlingen. Virker et medlem til skade for arkivets omdømme eller misbruges arkivets navn og samlinger kan der ske eksklusion af medlemmet. Beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen.

Stk. 3. Forretnings- og regnskabsåret følger kalenderåret.

§ 2. Stevns Lokalhistoriske Arkivs formålsbestemmelse er:

-at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed  og lydoptagelser, trykt

  materiale og andre data uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning

  til Stevns kommune, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i 

  fortid og nutid.

-at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende

  regler for tilgængelighed og gennem udadvendt virksomhed.

-at fremme kendskabet til - og styrke interessen for Stevns historie.

Stk. 2. Arkivet skal bestræbe sig på at formidle foreningens materialer på de i tidens anvendte medier – herunder hjemmesider og anden teknologi.

§ 3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteret. Donation af oplysninger og materiale betragtes på samme vilkår. Enhver kan pålægge klausul på sine indgivne oplysninger.

§ 4. Arkivet er medlem af Lokalhistoriske Arkiver i Sydøstdanmark (LASA) og Sammenslutningen af lokalhistoriske Arkiver (SLA). Arkivet deltager i lokale, regionale og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller LASA. I øvrigt samarbejder arkivet med andre arkiver og beslægtede institutioner, og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.

§ 5 Generalforsamling: Der skal afholdes ordinær generalforsamling inden udgangen af marts måned hvert år. Der skal ske indkaldelse til generalforsamling ved henvendelse til medlemmerne. Henvendelsen kan ske såvel skriftligt som elektronisk samt annoncering i lokal presse, og der indkaldes med et varsel på 14 dage.

Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være modtaget skriftligt af bestyrelsen 7 dage før generalforsamlingen.

Stk. 2. Generalforsamlingen har følgende dagsorden:

1. Valg af stemmetællere

2. Valg af dirigent

3. Valg af referent

4. Formandens beretning, der sættes til godkendelse af generalforsamlingen

5. Arkivlederes beretning, der sættes til godkendelse af generalforsamlingen

6. Fremlæggelse af det bilagskontrollerede regnskab - herunder bogregnskab

    - begge fremlægges til godkendelse.

6 a. Forslag til budget, fremlægges til godkendelse.

7. Beslutning om fastsættelse af kontingent

8. Behandling af indkomne forslag

9. Valg til bestyrelsen

a. 3 medlemmer på lige år

b. 2 medlemmer på ulige år

c. 1 suppleant hvert år

10.Valg af bilagskontrollanter, der har 2 år som virkeperiode.

a.1 på lige år

b.1 på ulige

c.1 suppleant hvert år

11.Eventuelt 

Stk. 3. Arkivets årsberetning og det reviderede regnskab fremlægges mundtligt på arkivets årlige ordinære generalforsamling, hvor der føres referat. Årsberetningen og regnskabet sendes til tilskudsgivere, såfremt disse ønsker dette.

Stk. 4. Afstemninger på generalforsamlingen skal ske skriftligt såfremt én af de fremmødte ønsker dette. Beslutninger efter afstemninger sker ved flertalsbeslutning. Ved stemmelig-hed kræves er formandens afgivne stemme den afgørende.

§ 6 Bestyrelsesarbejdet: Arkivet ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer. Heraf udpeges 2 medlemmer af kommunalbestyrelsen i Stevns kommune, og øvrige 5 vælges på foreningens årlige ordinære generalforsamling.

Arkivets kasserer kan vælges uden for bestyrelsen.

Stk. 2: Bestyrelsen konstituerer sig selv senest 2 uger efter generalforsamlingen og fastlægger selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne. Arkivlederen fungerer som bestyrelsens sekretær.

Stk. 3. Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og budget samt overholdelsen heraf. Bestyrelsen kan nedsætte særlige underarbejdsgrupper blandt medlemmer og frivillige medarbejdere.

§ 7. Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA's standardinstruks for arkivalier. Bestyrelsen godkender øvrige frivillige medarbejdere i samråd med arkivlederen.

§ 8. Bestyrelsen er ansvarlig for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA's tilgængelighedsregler respekteres.

Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig for, at registerlovgivningen, offentlighedslovgivningen, forvaltningslovgivningen m.fl. overholdes på en sådan måde, at der ikke sker krænkelse af personfølsomme oplysninger og sidestillede regler.

§ 9.  Arkivet er etableret og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger, donationer og kontingentet fra arkivets medlemmer.

§ l0. Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på de for arkivet oprettede konti i pengeinstitutter.

§ 11. Beslutning om ekstraordinær generalforsamling sker ved henvendelse fra 2/3 af medlemmerne eller efter bestyrelsens beslutning. Varsel og form følger § 5, stk. 1.

§ 12. Ophører arkivet skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Stevns Kommunes kommunalbestyrelse og SLA vsåledes, at deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.

Stk. 2. Beslutning om arkivets ophør kræver vedtagelse med ¾ stemmeflertal af de fremmødte stemmeberettigede på 2 generalforsamlinger, hvor af den første skal være den ordinære generalforsamling og den anden en ekstraordinær generalforsamling. Varsel følger § 5, stk. 1.

Stk. 2. Ved evt. kommunal overtagelse skal formue overføres til en evt. støtteforening eller

andet lokalhistorisk arbejde efter bestyrelsens beslutning.

§ 13. Nærværende vedtægter træder i kraft når den efter forelæggelse for SLA samt forelæggelse for Stevns Kommunes kommunalbestyrelse og vedtaget på en generalforsamling i arkivet efter udsendt bekendtgørelse.

§ 14. Vedtægterne kan ændres på forslag behandlet på generalforsamling, og træder i kraft, når de i § 13 nævnte procedurer er fulgt.

Således vedtaget på Stevns Lokalhistoriske Arkiv's generalforsamling den 17-03-2014. 

Bestyrelsen

Poul Henriksen  Poula Backs    Jørgen Hansen

Britta Hansen     Lars Juel Clement        Anni Cassias        Poul Madsen